Importieren Sie neue Checklisten oder Antworten auf Checklisten in großen Mengen in Iristrace.
Iristrace bietet die Möglichkeit, neue Checklisten und Antworten auf bestehende Checklisten über eine einfache Textdatei im CSV-Format („Comma Separated Values“) hochzuladen.
Gehen Sie auf die Registerkarte „Importieren“ im Abschnitt „Checklisten“. #
Gehen Sie im Abschnitt „Checklisten“ auf die Registerkarte „Importieren“.
Hier haben Sie zwei verschiedene Abschnitte zum Hochladen von zwei verschiedenen Dateien:
- Checklisten erstellen
- Checklisten beantworten
2. Checklisten erstellen #
Mit dieser Option können Sie eine Datei mit den Checklisten einbinden, die Sie in großen Mengen erstellen möchten.
2.1. Dateiformat hochladen #
Das Format der hochzuladenden Datei erhalten Sie, indem Sie die Datenvorlage am Ende des Abschnitts selbst herunterladen.
Diese Datei enthält im Wesentlichen die Daten von:
- Kennung der Vorlage in Iristrace.
- Kennung der Abteilung in Iristrace.
- Audit-Code. Dieses Feld ist optional, muss aber immer als Spalte erscheinen, auch wenn es leer ist.
- Planungstag der zu erstellenden Checkliste.
- Monat der Planung der zu erstellenden Checkliste.
- Planungsjahr der zu erstellenden Checkliste.
- Zuzuweisende(r) Benutzer. Denken Sie daran, dass sich der Benutzer auf die E-Mail-Adresse bezieht, mit der Sie auf Iristrace zugreifen. Sie können mehr als einen Benutzer zuweisen, indem Sie die E-Mails durch Kommas voneinander trennen.
- Zusätzlich können Sie bis zu 4 Tags angeben, die mit der zu erstellenden Checkliste verknüpft werden sollen.
In dieser Datei finden Sie die Informationen zu den Referenzkennungen von Vorlagen, Abteilungen und Benutzern, die in Ihrer Private Cloud konfiguriert sind, so dass Sie sie beim Ausfüllen der Datei leicht verwenden können.
WICHTIG – Die hochzuladende Datei muss im CSV-Format in UTF-8 kodiert sein, damit sie korrekt funktioniert und die Zeichen vom System richtig interpretiert werden können.
2.2. Hochladen der Datei, die hochgeladen werden soll #
Sobald die Datei erstellt wurde, können Sie sie ziehen oder in der entsprechenden Option auswählen.
Wenn die Vorlage oder die Abteilungskennungen fehlerhaft sind, kann die Datei nicht geladen werden und es wird eine Fehlermeldung wie „Die Datei kann nicht verarbeitet werden“ angezeigt.
WICHTIG – Es gibt eine Importbeschränkung von bis zu 100 Datensätzen pro Datei. Wenn Sie also ein größeres Volumen laden möchten, müssen Sie die Informationen in mehrere Dateien mit dieser Zeilenbeschränkung aufteilen. Denken Sie daran, dass jede Datei eine erste Kopfzeile mit dem Namen der einzelnen Spalten enthalten muss.
2.3. Überprüfen Sie die vorinstallierte Datei #
Sobald das System die Datei vorgeladen hat, erscheint eine Liste der hochzuladenden Datensätze mit den Informationen der hochzuladenden Checklisten.
Wenn es ein Problem mit einem der Datensätze gibt, wird dieser in rot markiert.
2.4. Wählen Sie die hochzuladenden Datensätze aus #
Sie können die hochzuladenden Datensätze einzeln oder durch Ankreuzen der Option „Alle“ auswählen.
Nach dem Import können Sie die erstellten Checklisten in der Rubrik „Checklisten“ überprüfen.
3. Beantwortung von Checklisten #
Die Option, Beantwortungen aus Checklisten zu importieren, kann für bestehende Checklisten oder für neue Checklisten genutzt werden, die im selben Prozess des Hinzufügens der Beantwortungen erstellt werden.
Das Verfahren zur Beantwortung von Checklisten in großer Zahl ähnelt dem der Erstellung von Checklisten.
3.1. Dateiformat hochladen #
Das Format der hochzuladenden Datei erhalten Sie, indem Sie die Datenvorlage unten im Abschnitt selbst herunterladen und zuvor die Vorlage für die Checkliste auswählen, die Sie beantworten möchten.
Diese Datei enthält im Wesentlichen die Daten von:
- Kennung der zu beantwortenden Checkliste.
- Kennung der Abteilung in Iristrace.
- Die Antwortinformationen für jede der Fragen sind in der heruntergeladenen Datenmodelldatei selbst enthalten.
WICHTIG – Die hochzuladende Datei muss im CSV-Format in UTF-8 kodiert sein, damit sie korrekt funktioniert und die Zeichen vom System richtig interpretiert werden können.
3.2. Hochladen der Datei, die hochgeladen werden soll #
Sobald die Datei erstellt wurde, können Sie sie ziehen oder in der entsprechenden Option auswählen.
Wenn die Abteilungs-ID fehlerhaft ist, kann die Datei nicht hochgeladen werden und es wird eine Fehlermeldung wie „Die Datei kann nicht verarbeitet werden“ angezeigt.
WICHTIG – Es gibt eine Importbeschränkung von bis zu 100 Datensätzen pro Datei. Wenn Sie also ein größeres Volumen laden möchten, müssen Sie die Informationen in mehrere Dateien mit dieser Zeilenbeschränkung aufteilen.
2.3. Überprüfen Sie die vorinstallierte Datei #
Sobald das System die Datei vorgeladen hat, erscheint eine Liste der hochzuladenden Datensätze mit den Informationen der hochzuladenden Checklisten.
Wenn es ein Problem mit einem der Datensätze gibt, wird dieser in rot markiert.
2.4. Wählen Sie die hochzuladenden Datensätze aus #
Sie können die hochzuladenden Datensätze einzeln oder durch Ankreuzen der Option „Alle“ auswählen.
Nach dem Import können Sie die aktualisierten Checklisten in der Rubrik „Checklisten“ überprüfen.
