Importa de forma masiva nuevos checklists o respuestas a checklists en Iristrace de forma sencilla.
En Iristrace existe la posibilidad de cargar de forma masiva, a través de un fichero de texto plano en formato CSV («Comma Separated Values», o valores separados por comas), nuevos checklists y respuestas a checklists existentes.
1. Acceder a la pestaña «Importar», en la sección «Checklists» #
Dentro de la sección «Checklists», acceder a la pestaña «Importar».
Aquí dispones de dos secciones diferenciadas para cargar dos ficheros distintos:
- Crear checklists
- Responder checklists
2. Crear checklists #
Esta opción te permite incorporar un fichero con los checklists que quieres crear masivamente.
2.1. Formato del fichero de carga #
El formato del fichero a cargar lo puedes obtener descargando el modelo de datos en la parte inferior de la propia sección.
Básicamente este fichero contiene los datos de:
- Identificador de plantilla en Iristrace.
- Identificador de departamento en Iristrace.
- Código de auditoría. Este campo es opcional, pero siempre debe aparecer como columna aunque venga vacía.
- Día de planificación del checklist a crear.
- Mes de planificación del checklist a crear.
- Año de planificación del checklist a crear.
- Usuario(s) a asignar. Recuerda que el usuario hace referencia al email con el que se accede a Iristrace. Puedes asignar más de un usuario, separando los emails por comas.
- Adicionalmente, puedes indicar hasta 4 etiquetas que quedarán asociadas al checklist a crear.
En este fichero dispones de la información de los identificadores de referencia de plantillas, departamentos, usuarios configurada en tu Nube Privada para que puedas usarla fácilmente a la hora de rellenar el fichero.
IMPORTANTE – El fichero a cargar debe tener el formato CSV codificado en UTF-8 para que funcione correctamente y los caracteres se interpreten adecuadamente por el sistema.
2.2. Subir el fichero a cargar #
Una vez generado el fichero puedes arrastrarlo o seleccionarlo desde la opción correspondiente.
Si existen errores con los ids de plantilla o departamento el fichero no podrá ser cargado y aparecerá un mensaje de error del estilo «El fichero no puede procesarse».
IMPORTANTE – Existe la limitación de importación de hasta 100 registros por fichero, por tanto, si necesitas cargar un volumen mayor deberás trocear la información en varios ficheros con ese límite de filas. Recuerda que cada fichero debe contener su fila inicial de cabecera con el nombre de cada columna.
2.3. Revisar el fichero pre-cargado #
Una vez el sistema haya pre-cargado el fichero, aparecerá un listado con los registros a cargar mostrando la información de los checklists a cargar.
Si hay algún problema con alguno de los registros, éste aparecerá marcado en color rojo.
2.4. Seleccionar los registros a cargar #
Puedes seleccionar los registros a cargar de forma individual o marcando la opción de todos.
Una vez importados, puedes comprobar los checklists creados en la sección «Checklists».
3. Responder checklists #
Para la opción de importar respuestas de checklists puedes hacerlo para checklists ya existentes o para nuevos checklists que se crearán en el mismo proceso de alta de las respuestas.
El proceso a seguir para responder checklist masivamente es similar al de crear checklists.
3.1. Formato del fichero de carga #
El formato del fichero a cargar lo puedes obtener descargando el modelo de datos en la parte inferior de la propia sección, seleccionando previamente la plantilla del checklist que quieres responder.
Básicamente este fichero contiene los datos de:
- Identificador del checklist a responder.
- Identificador de departamento en Iristrace.
- La información de las respuestas para cada una de las preguntas que vienen recogidas en el propio fichero de modelo de datos descargado.
IMPORTANTE – El fichero a cargar debe tener el formato CSV codificado en UTF-8 para que funcione correctamente y los caracteres se interpreten adecuadamente por el sistema.
3.2. Subir el fichero a cargar #
Una vez generado el fichero puedes arrastrarlo o seleccionarlo desde la opción correspondiente.
Si existen errores con el id de departamento el fichero no podrá ser cargado y aparecerá un mensaje de error del estilo «El fichero no puede procesarse».
IMPORTANTE – Existe la limitación de importación de hasta 100 registros por fichero, por tanto, si necesitas cargar un volumen mayor deberás trocear la información en varios ficheros con ese límite de filas.
2.3. Revisar el fichero pre-cargado #
Una vez el sistema haya pre-cargado el fichero, aparecerá un listado con los registros a cargar mostrando la información de los checklists a cargar.
Si hay algún problema con alguno de los registros, éste aparecerá marcado en color rojo.
2.4. Seleccionar los registros a cargar #
Puedes seleccionar los registros a cargar de forma individual o marcando la opción de todos.
Una vez importados, puedes comprobar los checklists actualizados en la sección «Checklists».
