En Iristrace, los usuarios asignados a un departamento pueden, por defecto, ver todos los checklists creados dentro de ese departamento. Sin embargo, tienes la opción de controlar aún más qué checklists pueden ver, crear o gestionar los usuarios personalizando la configuración de las plantillas.
Asignación de usuarios a plantillas #
A través de la configuración de plantillas, puedes definir tres niveles de acceso a los checklists. A continuación se detallan las opciones disponibles:
1. Ver todos los checklist (configuración por defecto) #
Con esta configuración, los usuarios asignados a un departamento podrán ver todos los checklists creados dentro de ese departamento. Este es también el comportamiento predeterminado de Iristrace cuando no se restringen específicamente las plantillas.
2. Ver solo checklist propios (configuración predeterminada al modificar el acceso a plantillas) #
Con esta opción, los usuarios solo pueden ver los checklists que ellos mismos han creado. También podrán acceder a los checklists a los que se les haya asignado individualmente.
Como recordatorio, es posible asignar usuarios de forma individual a los checklists siguiendo estos pasos:
- Acceder al checklist deseado.
- Hacer clic en el botón azul de «Añadir Usuario».
- Seleccionar los usuarios que deseas asignar.
Esta asignación individual es el permiso más fuerte. Funciona de manera independiente de la asignación de usuarios a departamentos o plantillas, y a menudo se usa en combinación con usuarios que no están asignados a ningún departamento ni a ninguna plantilla.
3. No ver checklist ni plantilla #
Con esta configuración, los usuarios no podrán ver ningún checklist relacionado con la plantilla, ni siquiera aquellos que hayan creado en el pasado, si posteriormente se les retira el permiso. Además, la plantilla no será visible en su lista de plantillas cuando creen un checklist.
Sin embargo, los usuarios aún podrán acceder a los checklists que les hayan sido asignados individualmente.
Cómo configurar la visibilidad de checklists en una plantilla #
Para modificar el acceso de los usuarios a los checklists generados por una plantilla, sigue estos pasos:
1. Selecciona la plantilla en la lista de plantillas #
Ve a la lista de plantillas y selecciona la que deseas configurar.
2. Configura el acceso desde el menú de plantillas #
Una vez seleccionada la plantilla, abre el menú de opciones y selecciona «Acceso».
Aquí veras un checkbox con el mensaje: ‘Restringir la plantilla a los usuarios (al activar este check todos los usuarios pasarán a ver únicamente sus checklist)’ una vez pulses este checkbox se activara la funcionalidad de accesos y los permisos que por defecto estan en ‘Ver Todos los checklists’ pasaran a ‘Ver solo checklist propios’ por tanto veras todos los usuarios en la columna central.
3. Ajusta los permisos de visibilidad #
Aquí encontrarás la configuración de control de acceso para los checklists generados a partir de la plantilla seleccionada. Verás tres columnas:
- Ver todos los checklists: Usuarios con acceso a todos los checklists.
- Ver solo checklists propios: Usuarios que solo pueden ver los checklists que han creado o a los que han sido asignados.
- No ver checklist ni plantilla: Usuarios que no pueden ver ni acceder a los checklists ni a la plantilla.
Puedes arrastrar y soltar a los usuarios entre columnas para ajustar sus permisos.
4. Filtrado y gestión masiva de usuarios #
Para facilitar la gestión de un gran número de usuarios, puedes mover usuarios de una columna a otra en un solo paso, agilizando el proceso de configuración. Selecciona la columna «de:» y luego la columna «a:», y confirma.
También puedes filtrar primero por nombre (la búsqueda también incluye los correos electrónicos de los usuarios) y/o por etiquetas, y luego mover solo a los usuarios filtrados de una columna a otra.
5. Cambiar a vista de lista #
Si prefieres, puedes cambiar de la vista en columnas a una vista en lista. Esta vista muestra todos los usuarios de Iristrace, permitiéndote seleccionar y ajustar los permisos de cada usuario de manera individual.
Puedes seleccionar el permiso de acceso a la plantilla para cada usuario de manera individual, o puedes filtrar por atributos de usuario para luego realizar asignaciones masivas.
La casilla de selección en la parte superior de la lista te permite seleccionar a todos los usuarios en pantalla, y si hay más usuarios en las páginas siguientes, puedes seleccionarlos todos con un solo clic. Ten en cuenta que los permisos de la plantilla se activan inmediatamente una vez aplicados.
Ejemplos Prácticos #
- Cliente Misterioso: Si deseas que todos tus usuarios completen la misma plantilla dentro del mismo departamento, sin que puedan ver visitas anteriores o las respuestas de otros usuarios.
- Bienes Raíces: Imagina que tienes un código QR para cada oficina, y has asignado personal de limpieza, electricistas, TI y personal de mudanza a cada oficina. Podrías querer restringir que el personal de limpieza inicie checklists con escaneo de código QR que sean específicos para TI, mudanza o electricistas.
- Permiso de Trabajo: Permite que todos los usuarios soliciten un permiso de trabajo de forma individual, pero solo el supervisor puede revisarlo, otorgarlo y cerrarlo tras la finalización del trabajo. Otros usuarios del departamento no podrán verlo.
- Proveedores: Ofrece a tus proveedores un formulario para que completen, y recoge todas sus respuestas en un único departamento para compararlas. Los proveedores no verán las respuestas de los demás.
Asignar nuevos departamentos a una plantilla #
- Cuando asignes una plantilla a un departamento, aparecerá un cuadro emergente en la pantalla.
- En este cuadro, podrás seleccionar los permisos de acceso que tendrán los usuarios del departamento para esa plantilla.
